Administration under studier

Efter kursstart behöver du som anordnare sköta löpande administration.

Kursgruppsbyte inom sfi

Byte av studieform eller studietid (dag/kväll/helg) kräver ett kursgruppsbyte i BER för att rätt ersättning ska utbetalas.

Avtalsområde 1A och 2A

  • Byte mellan dag och kväll och helg kan göras när som helst
  • Byte till och från flexgrupp måste göras vid månadsskifte

Avtalsområde 4A

  • Byte mellan dag, kväll och distans får göras under de två första introduktionsveckorna

Manual

Kursbyte i BER (pdf, 377 kB, nytt fönster)

Återinskrivning av sfi-elever

Återinskrivning av en elev inom sfi kan ske på skolenheten om återinskrivningen sker inom sex (6) månader från det datum som eleven avbröt sina studier, under förutsättning att eleven har tid kvar av sin tilldelade tid eller har tid kvar av en förlängning. I annat fall ska eleven göra en nyansökan via Vuxenutbildningscentrum.

Elev med IK-avtal som gjort avbrott under pågående IK-period och vill återuppta studier måste först kontakta sin hemkommun för att söka ett nytt IK-avtal.

Under övergångsperioden vårterminen 2021 gäller särskilda regler för elever som har varit inskrivna i det tidigare avtalet och kontaktar skolan för att återuppta studier. Dessa elever ska hänvisas till Vuxenutbildningscentrum för ny ansökan och kursplacering i det nya avtalet.

Manual

Återinskrivning i BER (pdf, 377 kB, nytt fönster)

Justering av tilldelad tid sfi

Upptäcker skolan att en elevs tilldelade tid behöver justeras skickar rektor in önskemål om mer tid till Vuxenutbildningscentrum. Skolan beskriver kortfattat anledningen till önskemål om justering av tilldelad tid.

Manual

Justering av tilldelad tid sfi (pdf, 192 kB, nytt fönster)

Omkategorisering och nivåbyte sfi

Om ni som skola anser att en elev är placerad på fel studieväg så behöver rektor be om en omkategorisering.

Visar en elev upp ett giltigt betyg skickar rektor in en kopia av detta betyg och ber om ett nivåbyte.

Manual

Omkategorisering och nivåbyte sfi (pdf 168 kB, nytt fönster)

Studieaktivering vid kursstart i Barn- och elevregistret (BER) 

Studieaktivering ska ske i samband med kursstart, så fort eleven har påbörjat sina studier. I Kursdeltagarmenyn kan du enkelt söka fram de elever som ännu inte är studieaktiverade.

Manual (grundläggande- och gymnasiala kurser)

Studieaktivering vid kursstart i BER (pdf, 27 kB, nytt fönster)

Registrera avbrott och ej börjat i Barn- och elevregistret (BER) – gäller grundläggande och gymnasiala kurser

Har studerande aldrig påbörjat eller avbrutit sina studier ska det så fort som möjligt registreras i BER.

Avbrott och ej börjat kan registreras både på individ- och på gruppnivå.
Om samtliga kurser eller ett kurspaket ska avregistreras på en elev kan du göra det via funktionen "Avsluta elev" i Studieplanen.

Tänk på att vid registrering av avbrott att avbrottsdatumet är lika med elevens sista aktivitet på kursen.

Manual (grundläggande- och gymnasiala kurser)

Registrering av ej börjat i BER (pdf, 186 kB, nytt fönster)

Registrering av avbrott i BER (pdf, 116 kB, nytt fönster)

Återaktivering av elev i Barn- och elevregistret (BER) – gäller grundläggande och gymnasiala kurser

Om en elev har blivit felaktigt avregistrerad på en kurs är det viktigt att du återaktiverar eleven på ett korrekt sätt. Nedanstående process kan tillämpas både vid återaktivering av ej påbörjade studier och vid kursavbrott.

Manual (grundläggande- och gymnasiala kurser)

Återaktivering av elev i BER (pdf, 41 kB, nytt fönster)

Byte av kursgrupp i BER – gäller grundläggande och gymnasiala kurser

I vissa fall behöver du som anordnare byta kursgrupp i BER.

Gruppbyte på grundläggande och gymnasiala kurser måste ske skyndsamt och på ett korrekt sätt. Utbildningsanordnare på entreprenad behöver sätta ”ej börjat” på den gruppen som eleven byter ifrån så att det inte ligger för mycket poäng parallellt under en period.

Manual (grundläggande och gymnasiala kurser)

Byte av kursgrupp i BER (pdf, 142 kB, nytt fönster)

Koppla betygssättande lärare i Barn- och elevregistret (BER) 

Vid kursslut ska betygssättning ske i Elevdokumentation. Betygen ska vara registrerade och låsta senast två veckor efter kursslut.

För att en undervisningsgrupp i BER ska vara sökbar i Elevdokumentationen så måste det finnas en eller flera betygssättande lärare kopplade till undervisningsgruppen i BER. Om det saknas en lärare i BER, får ni själva lägga upp den i BER.

Manual (grundläggande och gymnasiala kurser)

Koppla betygsättande lärare i BER (pdf, 107 kB, nytt fönster)

Process - lägg upp betygsättande lärare i BER (pdf, 178 kB, nytt fönster)

Skapa undervisningsgrupp i BER

Om en undervisningsgrupp skulle saknas i BER på grundläggande eller på gymnasial nivå så behöver du skapa den direkt i BER.

Tänk på att vid skapandet av undervisningsgruppen ska termintänk alltid följas även om periodlängder kan se olika ut.

Vårtermin är mellan 1 januari och 30 juni, motsvarar Period 1 i BER

Hösttermin är mellan 1 juli och 31 december, motsvarar Period 2 i BER

Det är kursens startdatum som styr till vilken termin/period i BER en undervisningsgrupp tillhör. Till exempel om en kurs har påbörjat 29 juni 2021, så ska undervisningsgruppen läggas upp under vårterminen och perioden 2021:1 i BER.

Manual (grundläggande och gymnasiala kurser)

Skapa undervisningsgrupp i BER (pdf, 133 kB, nytt fönster)

Lägg in elev i undervisningsgrupp i BER

Om du behöver lägga in en nuvarande elev i undervisningsgrupp i BER gör du det enklast direkt via Studieplan.

Manual (grundläggande och gymnasiala kurser)

Lägg in elev i undervisningsgrupp i BER (pdf, 69 kB, nytt fönster)

Dela en kurs i 12 och 22 i BER

Om en kurs på grundläggande eller på gymnasial nivå har ett studieuppehåll som är mer än sju kalenderdagar behöver du dela upp den i två delar.

Du delar upp en kurs i BER genom att skapa två undervisningsgrupper. Den ena undervisningsgruppen ska läggas upp som del 1 av 2 och den andra som del 2 av 2.

Manual (grundläggande och gymnasiala kurser)

Dela kurser i 12 och 22 BER (pdf, 246 kB, nytt fönster)

Förläng kurs i Barn och elevregistret (BER)

Om en elev behöver förlänga en kurs utan studieuppehåll ska kursen inte delas upp. Vid förlängning behöver ni skapa en ny undervisningsgrupp med förlängd kurstid och byta eleven till den nya undervisningsgruppen.

Är perioden i BER för kort och behöver förlängas, kontaktar ni systemadministratörer på Vuxenutbildningscentrum via funktionsbrevlådan support.systemadmin.amf@edu.stockholm.se

Tänk på att förlängd kurstid kan påverka elevens CSN.

Manualer (grundläggande och gymnasiala kurser)

Skapa undervisningsgrupp i BER (pdf, 133 kB, nytt fönster)

Byte av kursgrupp i BER (pdf, 142 kB, nytt fönster) 

Uppdaterad