Administration under studier

Efter kursstart behöver du som anordnare sköta löpande administration.

Kursgruppsbyte inom sfi

Byte av studieform eller studietid (dag/kväll/helg) kräver ett kursgruppsbyte i BER för att rätt ersättning ska utbetalas.

Avtalsområde 1A och 2A

  • Byte mellan dag och kväll och helg kan göras när som helst
  • Byte till och från flexgrupp måste göras vid månadsskifte

Avtalsområde 4A

  • Byte mellan dag, kväll och distans får göras under de två första introduktionsveckorna

Manual

Kursbyte i BER (pdf)

Återinskrivning av sfi-elever

Återinskrivning av en elev inom sfi kan ske på skolenheten om återinskrivningen sker inom sex (6) månader från det datum som eleven avbröt sina studier, under förutsättning att eleven har tid kvar av sin tilldelade tid eller har tid kvar av en förlängning. I annat fall ska eleven göra en nyansökan via Vuxenutbildningscentrum.

Elev med IK-avtal som gjort avbrott under pågående IK-period och vill återuppta studier måste först kontakta sin hemkommun för att söka ett nytt IK-avtal.

Manual

Återinskrivning i BER (pdf)

Justering av tilldelad tid sfi

Ni på skolan gör i början av kursen en bedömning av om elevens tilldelade tid är överensstämmande med er uppfattning om förväntad progression. Upptäcker ni på skolan att en elevs tilldelade tid behöver justeras skickar rektor in önskemål om mer tid till Vuxenutbildningscentrum. Skolan beskriver kortfattat anledningen till önskemål om justering av tilldelad tid.

Manual

Justering av tilldelad tid (pdf)

Ni på skolan planerar för nationella prov och betygsdatum utifrån elevernas progression och tilldelade tid. Om en elev i slutet av sin tilldelade tid har tagit betyg men de tilldelade timmarna inte täcker betygsmånadens erbjudna timmar (övergått till minus), kan ni informera Vuxenutbildningscentrum om detta som då utökar tilldelad tid så att ersättning utgår för samtliga timmar fram till betygsdatum. Justeringen görs endast för de elever som övergått till minus i beräkningsmånaden som kommer att kunna justeras.

Manual

Justering av timmar vid betyg (pdf)

Omkategorisering och nivåbyte sfi

Bedömning av studieväg och kurs gör Vuxenutbildningscentrum utifrån elevens skolbakgrund, språkkunskaper, framtidsplaner och yrkeserfarenheter samt testresultat och tidigare sfi-betyg.

Skolan följer upp elevens studieförmåga och progression i studierna. Om skolan anser att en elev behöver byta studieväg skickar rektor in önskemål om omkategorisering. Önskemålet innehåller en pedagogisk motivering och vilken kurs på den nya studievägen.

Visar en elev upp ett giltigt betyg skickar rektor in en kopia av detta betyg och ber om ett nivåbyte.

Manual

Omkategorisering och nivåbyte sfi (pdf)

Ändra slutdatum, omläsning eller extra tilldelning av tid

Elever som är antagna till en skolenhet har flera olika möjligheter att via studieplaneringen ge eleverna möjligheter att fullfölja kursen/nivån med godkänt betyg. Det är rektor på skolenheten som ansvarar för att skolan i dialog med eleven reviderar elevens studieplan.

En elev kan av olika skäl behöva ändra slutdatum på en kurs/nivå och på så sätt förlänga den. Ett beslut om förlängning fattas av skolan. Detaljerade rutiner för hur detta registreras hittar du under Studievägledning.

Studievägledning

Det är lärarens pedagogiska bedömning som avgör om en elev som får ett underkänt betyg på en kurs/nivå ska ha möjlighet att läsa om kursen. Om läraren bedömer att en omläsning kan leda till ett godkänt betyg beslutar skolan om omläsning. Om en elev trots omläsning ändå inte nått godkänt betyg ska beslut om ytterligare omläsning alltid ske i samråd med studievägledarna på intagningskansliet (SYVik).

E-post: komvuxsyv.intagning@edu.stockholm.se

För vissa elever kan extra tilldelning av tid vara aktuellt. Elever som under den tilldelade kurstiden av skolan fått extra anpassningar och stöd samt tagit sitt eget ansvar för studierna genom att till exempel deltagit i undervisningen kan trots detta behöva något mer tid för att uppnå ett godkänt betyg. Skolan ansöker då om extra tilldelad tid. Det görs genom att mejla ansökan till Vuxenutbildningen minst en månad innan elevens tilldelade tid är slut. Ansökan innehåller en kort beskrivning av elevens situation, önskat antal extra timmar eleven beräknas behöva för att fullfölja kursen och uppnå godkänt betyg. Till ansökan bifogas dokumentationen från elevens progressionsuppföljningar.

De elever som bedöms sakna förutsättningar eller inte göra tillfredställande framsteg betygsätts vid kurstidens slut med icke godkänt betyg.

E-post: vuxenutbildningen@stockholm.se

CSN – studeranderapportering

Information om studerande hämtas från BER av Verksamhetsstödet på Vuxenutbildningscentrum och rapporteras till CSN enligt ett fast schema. Rapporteringen sker tre gånger per vecka, under helgfria vardagar:

  • Måndagar
  • Onsdagar
  • Fredagar

Utöver den schemalagda rapporteringen finns möjlighet att, vid brådskande ärenden, manuellt ta ut och dela information med CSN. I dessa fall kan rapportering ske inom ett par timmar.

Vid frågor om rapporteringen, kontakta Verksamhetsstöd via mejl: Support.Systemadmin.amf@edu.stockholm.se

Studieaktivering vid kursstart i Barn- och elevregistret (BER) 

Studieaktivering ska ske i samband med kursstart, så fort eleven har påbörjat sina studier. I Kursdeltagarmenyn kan du enkelt söka fram de elever som ännu inte är studieaktiverade.

Manual (grundläggande- och gymnasiala kurser)

Studieaktivering vid kursstart i BER (pdf)

Registrera avbrott och ej börjat i Barn- och elevregistret (BER) – gäller grundläggande och gymnasiala kurser

Har studerande aldrig påbörjat eller avbrutit sina studier ska det så fort som möjligt registreras i BER.

Avbrott och ej börjat kan registreras både på individ- och på gruppnivå.
Om samtliga kurser eller ett kurspaket ska avregistreras på en elev kan du göra det via funktionen "Avsluta elev" i Studieplanen.

Tänk på att vid registrering av avbrott att avbrottsdatumet är lika med elevens sista aktivitet på kursen.

Manual (grundläggande- och gymnasiala kurser)

Registrering av ej börjat i BER (pdf)

Registrering av avbrott i BER (pdf)

Återaktivering av elev i Barn- och elevregistret (BER) – gäller grundläggande och gymnasiala kurser

Om en elev har blivit felaktigt avregistrerad på en kurs är det viktigt att du återaktiverar eleven på ett korrekt sätt. Nedanstående process kan tillämpas både vid återaktivering av ej påbörjade studier och vid kursavbrott.

Manual (grundläggande- och gymnasiala kurser)

Återaktivering av elev i BER (pdf)

Planerat studieuppehåll med återinskrivning i Barn- och elevregistret (BER) – gäller gymnasiala kurser  

Studerande som tillsammans med syv fått en reviderad individuell studieplan, där ett planerat studieuppehåll samt ett nytt kursstartsdatum framgår ska registreras i BER enligt följande:

  1. Sätt ett avbrott i BER med orsakskoden: ”Planerat studieuppehåll med återinskrivning”. Avbrottsdatum och avbrottstyp ”Avbrott” eller ”Ej start” är beroende på från när avbrottet ska börja gälla.
  2. Lägg in den studerande på kurserna enligt planeringen. Kursstartsdatumet får inte vara senare än tre (3) månader från avbrottsdatum/betygsdatum. I de fall kurserna ännu inte är importerade till BER så lägger du upp kursgrupperna manuellt med exakt samma kursgruppsnamn som på ansökningssidan.

Vuxenutbildningscentrum beviljar inte kurser under pågående studieuppehåll och utgår från det som står i BER.   

Byte av undervisningsgrupp i BER – gäller grundläggande och gymnasiala kurser

Studerande som tillsammans med syv fått en reviderad individuell studieplan, där ett planerat studieuppehåll samt ett nytt kursstartsdatum framgår ska registreras i BER enligt följande:

  1. Sätt ett avbrott i BER med orsakskoden: ”Planerat studieuppehåll med återinskrivning”. Avbrottsdatum och avbrottstyp ”Avbrott” eller ”Ej start” är beroende på från när avbrottet ska börja gälla.
  2. Lägg in den studerande på kurserna enligt planeringen. Kursstartsdatumet får inte vara senare än tre (3) månader från avbrottsdatum/betygsdatum. I de fall kurserna ännu inte är importerade till BER så lägger du upp kursgrupperna manuellt med exakt samma kursgruppsnamn som på ansökningssidan.

Vuxenutbildningscentrum beviljar inte kurser under pågående studieuppehåll och utgår från det som står i BER.   

Manual (grundläggande och gymnasiala kurser)

Byte av undervisningsgrupp i BER (pdf)

Koppla betygssättande lärare i Barn- och elevregistret (BER) 

Vid kursslut ska betygssättning ske i Elevdokumentation. Betygen ska vara registrerade och låsta senast två veckor efter kursslut.

För att en undervisningsgrupp i BER ska vara sökbar i Elevdokumentationen så måste det finnas en eller flera betygssättande lärare kopplade till undervisningsgruppen i BER. Om det saknas en lärare i BER, får ni själva lägga upp den i BER.

Manual (grundläggande och gymnasiala kurser)

Koppla betygsättande lärare i BER (pdf)

Process – lägg upp betygsättande lärare i BER (pdf)

Skapa undervisningsgrupp i BER

Det är kursens startdatum som styr vilken termin/läsår en undervisningsgrupp ska tillhöra. Om en period behöver justeras kontakta supporten.

Vårtermin: 1 januari–30 juni.

Hösttermin: 1 juli och 31 december.

Läsår: 1 juli–30 juni (endast kommunala skolor).

Manual (grundläggande och gymnasiala kurser)

Skapa undervisningsgrupp i BER (pdf)

Lägg in elev i undervisningsgrupp i BER

Om du behöver lägga in en nuvarande elev i undervisningsgrupp i BER gör du det enklast direkt via Studieplan.

Manual (grundläggande och gymnasiala kurser)

Lägg in elev i undervisningsgrupp i BER (pdf)

Dela en kurs i 12 och 22 i BER

Om en kurs på grundläggande eller på gymnasial nivå har ett studieuppehåll som är mer än sju kalenderdagar behöver du dela upp den i två delar.

Du delar upp en kurs i BER genom att skapa två undervisningsgrupper. Den ena undervisningsgruppen ska läggas upp som del 1 av 2 och den andra som del 2 av 2.

Manual (grundläggande och gymnasiala kurser)

Dela kurser i 12 och 22 BER (pdf)

Förläng kurs i Barn och elevregistret (BER)

Om en elev behöver förlänga en kurs utan studieuppehåll ska kursen inte delas upp. Vid förlängning behöver ni skapa en ny undervisningsgrupp med förlängd kurstid och byta eleven till den nya undervisningsgruppen.

Är perioden i BER för kort och behöver förlängas, kontaktar ni systemadministratörer på Vuxenutbildningscentrum via funktionsbrevlådan.

E-post: support.systemadmin.amf@edu.stockholm.se

Tänk på att förlängd kurstid kan påverka elevens CSN.

Manualer (grundläggande och gymnasiala kurser)

Skapa undervisningsgrupp i BER (pdf)

Byte av kursgrupp i BER (pdf) 

Rutin vid sjukskrivning

Elev som blivit antagen på kurs/ämnesnivå och sedan blir sjukskriven under studietiden ska stå kvar som antagen på kursen/ämnesnivån för att inte bli av med studiestödet. 

  • Om eleven fortfarande är sjukskriven när kursen/ämnesnivån är slut så sätter skolan ett streck (-), betygsunderlag saknas.
  • Eleven får söka en ny kurs/ämnesnivå när hen är frisk igen. Skolan har ingen skyldighet att förlänga kursen/ämnesnivån om eleven blir frisk före slutdatumen men får göra det om de har organisatoriska möjligheter.  
  • När kursen/ämnesnivån är avslutad registrerar skolan betyg i PingPong som vanligt men får sätta streck (betygsunderlag saknas) på de elever som är/varit sjukskrivna, sedan skriver skolan ut betygskatalogen som vanligt.  

Uppdaterad