Administration under studier
Efter kursstart behöver du som anordnare sköta löpande administration.
Kursgruppsbyte inom sfi
Byte av studieform eller studietid (dag/kväll/helg) kräver ett kursgruppsbyte i BER för att rätt ersättning ska utbetalas.
Avtalsområde 1A och 2A
- Byte mellan dag och kväll och helg kan göras när som helst
- Byte till och från flexgrupp måste göras vid månadsskifte
Avtalsområde 4A
- Byte mellan dag, kväll och distans får göras under de två första introduktionsveckorna
Manual
Återinskrivning av sfi-elever
Återinskrivning av en elev inom sfi kan ske på skolenheten om återinskrivningen sker inom sex (6) månader från det datum som eleven avbröt sina studier, under förutsättning att eleven har tid kvar av sin tilldelade tid eller har tid kvar av en förlängning. I annat fall ska eleven göra en nyansökan via Vuxenutbildningscentrum.
Elev med IK-avtal som gjort avbrott under pågående IK-period och vill återuppta studier måste först kontakta sin hemkommun för att söka ett nytt IK-avtal.
Manual
Justering av tilldelad tid sfi
Upptäcker skolan att en elevs tilldelade tid behöver justeras skickar rektor in önskemål om mer tid till Vuxenutbildningscentrum. Skolan beskriver kortfattat anledningen till önskemål om justering av tilldelad tid.
Manual
Justering av tilldelad tid sfi (pdf)
Omkategorisering och nivåbyte sfi
Bedömning av studieväg och kurs gör Vuxenutbildningscentrum utifrån elevens skolbakgrund, språkkunskaper, framtidsplaner och yrkeserfarenheter samt testresultat och tidigare sfi-betyg.
Skolan följer upp elevens studieförmåga och progression i studierna. Om skolan anser att en elev behöver byta studieväg skickar rektor in önskemål om omkategorisering. Önskemålet innehåller en pedagogisk motivering och vilken kurs på den nya studievägen.
Visar en elev upp ett giltigt betyg skickar rektor in en kopia av detta betyg och ber om ett nivåbyte.
Manual
Omkategorisering och nivåbyte sfi (pdf)
Studieaktivering vid kursstart i Barn- och elevregistret (BER)
Studieaktivering ska ske i samband med kursstart, så fort eleven har påbörjat sina studier. I Kursdeltagarmenyn kan du enkelt söka fram de elever som ännu inte är studieaktiverade.
Manual (grundläggande- och gymnasiala kurser)
Studieaktivering vid kursstart i BER (pdf)
Registrera avbrott och ej börjat i Barn- och elevregistret (BER) – gäller grundläggande och gymnasiala kurser
Har studerande aldrig påbörjat eller avbrutit sina studier ska det så fort som möjligt registreras i BER.
Avbrott och ej börjat kan registreras både på individ- och på gruppnivå.
Om samtliga kurser eller ett kurspaket ska avregistreras på en elev kan du göra det via funktionen "Avsluta elev" i Studieplanen.
Tänk på att vid registrering av avbrott att avbrottsdatumet är lika med elevens sista aktivitet på kursen.
Manual (grundläggande- och gymnasiala kurser)
Registrering av ej börjat i BER (pdf)
Registrering av avbrott i BER (pdf)
Återaktivering av elev i Barn- och elevregistret (BER) – gäller grundläggande och gymnasiala kurser
Om en elev har blivit felaktigt avregistrerad på en kurs är det viktigt att du återaktiverar eleven på ett korrekt sätt. Nedanstående process kan tillämpas både vid återaktivering av ej påbörjade studier och vid kursavbrott.
Manual (grundläggande- och gymnasiala kurser)
Återaktivering av elev i BER (pdf)
Planerat studieuppehåll med återinskrivning i Barn- och elevregistret (BER) – gäller gymnasiala kurser
Studerande som tillsammans med syv fått en reviderad individuell studieplan, där ett planerat studieuppehåll samt ett nytt kursstartsdatum framgår ska registreras i BER enligt följande:
- Sätt ett avbrott i BER med orsakskoden: "Planerat studieuppehåll med återinskrivning". Avbrottsdatum och avbrottstyp ”Avbrott” eller ”Ej start” är beroende på från när avbrottet ska börja gälla.
- Lägg in den studerande på kurserna enligt planeringen. Kursstartsdatumet får inte vara senare än tre (3) månader från avbrottsdatum/betygsdatum. I de fall kurserna ännu inte är importerade till BER så lägger du upp kursgrupperna manuellt med exakt samma kursgruppsnamn som på ansökningssidan.
Vuxenutbildningscentrum beviljar inte kurser under pågående studieuppehåll och utgår från det som står i BER.
Byte av kursgrupp i BER – gäller grundläggande och gymnasiala kurser
Studerande som tillsammans med syv fått en reviderad individuell studieplan, där ett planerat studieuppehåll samt ett nytt kursstartsdatum framgår ska registreras i BER enligt följande:
- Sätt ett avbrott i BER med orsakskoden: "Planerat studieuppehåll med återinskrivning". Avbrottsdatum och avbrottstyp ”Avbrott” eller ”Ej start” är beroende på från när avbrottet ska börja gälla.
- Lägg in den studerande på kurserna enligt planeringen. Kursstartsdatumet får inte vara senare än tre (3) månader från avbrottsdatum/betygsdatum. I de fall kurserna ännu inte är importerade till BER så lägger du upp kursgrupperna manuellt med exakt samma kursgruppsnamn som på ansökningssidan.
Vuxenutbildningscentrum beviljar inte kurser under pågående studieuppehåll och utgår från det som står i BER.
Manual (grundläggande och gymnasiala kurser)
Koppla betygssättande lärare i Barn- och elevregistret (BER)
Vid kursslut ska betygssättning ske i Elevdokumentation. Betygen ska vara registrerade och låsta senast två veckor efter kursslut.
För att en undervisningsgrupp i BER ska vara sökbar i Elevdokumentationen så måste det finnas en eller flera betygssättande lärare kopplade till undervisningsgruppen i BER. Om det saknas en lärare i BER, får ni själva lägga upp den i BER.
Manual (grundläggande och gymnasiala kurser)
Koppla betygsättande lärare i BER (pdf)
Process - lägg upp betygsättande lärare i BER (pdf)
Skapa undervisningsgrupp i BER
Om en undervisningsgrupp skulle saknas i BER på grundläggande eller på gymnasial nivå så behöver du skapa den direkt i BER.
Tänk på att vid skapandet av undervisningsgruppen ska termintänk alltid följas även om periodlängder kan se olika ut.
Vårtermin är mellan 1 januari och 30 juni, motsvarar Period 1 i BER
Hösttermin är mellan 1 juli och 31 december, motsvarar Period 2 i BER
Det är kursens startdatum som styr till vilken termin/period i BER en undervisningsgrupp tillhör. Till exempel om en kurs har påbörjat 29 juni 2021, så ska undervisningsgruppen läggas upp under vårterminen och perioden 2021:1 i BER.
Manual (grundläggande och gymnasiala kurser)
Skapa undervisningsgrupp i BER (pdf)
Lägg in elev i undervisningsgrupp i BER
Om du behöver lägga in en nuvarande elev i undervisningsgrupp i BER gör du det enklast direkt via Studieplan.
Manual (grundläggande och gymnasiala kurser)
Lägg in elev i undervisningsgrupp i BER (pdf)
Dela en kurs i 12 och 22 i BER
Om en kurs på grundläggande eller på gymnasial nivå har ett studieuppehåll som är mer än sju kalenderdagar behöver du dela upp den i två delar.
Du delar upp en kurs i BER genom att skapa två undervisningsgrupper. Den ena undervisningsgruppen ska läggas upp som del 1 av 2 och den andra som del 2 av 2.
Manual (grundläggande och gymnasiala kurser)
Dela kurser i 12 och 22 BER (pdf)
Förläng kurs i Barn och elevregistret (BER)
Om en elev behöver förlänga en kurs utan studieuppehåll ska kursen inte delas upp. Vid förlängning behöver ni skapa en ny undervisningsgrupp med förlängd kurstid och byta eleven till den nya undervisningsgruppen.
Är perioden i BER för kort och behöver förlängas, kontaktar ni systemadministratörer på Vuxenutbildningscentrum via funktionsbrevlådan support.systemadmin.amf@edu.stockholm.se
Tänk på att förlängd kurstid kan påverka elevens CSN.