Fakturor till Stockholms stad och stadens bolag

Som leverantör till Stockholms stad och stadens bolag fakturerar ni oss via e-faktura.

Enligt lag ska fakturor sändas enligt den europeiska standarden om inte annat har överenskommits. Det innebär att du som är leverantör till oss ska sända faktura enligt formatet Peppol BIS Billing 3.

Kom ihåg att ange vår referens eller inköpsorder i fakturan.

Om ni är leverantör med ett befintligt avtal gäller de villkor som är avtalade kring faktureringen avtalstiden ut.

Leverantörer som skickar e-faktura 

Stadens förvaltningar och bolag tar emot fakturor via Peppol eller via vår VAN-tjänst Tieto.

Peppol är ett europeiskt nätverk för elektronisk handel och e-inköp. Peppol består bland annat av en teknisk plattform som gör det enklare för köpare och säljare att nå och skicka elektroniska fakturor och meddelanden till varandra.

En VAN-tjänst är en fakturaväxel som hanterar elektroniska meddelanden och fakturor.

Skicka fakturor med Peppol

För att skicka fakturor via Peppol måste ni ansluta er till ett företag som stödjer er e-fakturering via Peppol. Stäm av med er leverantör av ekonomisystem, faktureringssystem, VAN-tjänst eller motsvarande om de kan sända via Peppol-nätverket.

I bilagan e-fakturering finns detaljerad information om fakturakrav för e-fakturor till Stockholms stads förvaltningar och bolag. 

Bilaga e-fakturering (pdf, 506 kB, nytt fönster)

Fakturor som skickas till staden ska alltid adresseras direkt till respektive förvaltnings eller bolags Peppol-ID eller för Svefaktura via GLN.

Svefaktura är ett äldre format som inte längre rekommenderas som SFTI-standard. Under en övergångsperiod kan Svefaktura skickas via vår VAN-tjänst, Tieto.

I dokumentet Elektronisk adress och Peppol-ID hittar du samtliga adresser för stadens e-fakturor.

Elektronisk adress och Peppol-ID (pdf, 44 kB, nytt fönster)

Leverantörer som inte skickar e-faktura 

Har ni som leverantör inte kommit igång med elektroniska fakturor? Då ska ni välja Peppol-faktura som är den standard som gäller i Sverige, i Europa och i vissa andra länder. Det finns ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystemen/ekonomisystem. Hör med er systemleverantör för mer information.

Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak. På Myndigheten för digital förvaltnings webbplats kan ni läsa om vad som gäller för leverantörer till offentlig sektor.

Fakturakrav, inköpsnummer och beställarreferens

Samtliga fakturor till Stockholms stads förvaltningar och bolag måste innehålla nödvändig information för att kunna hanteras. Skatteverket har krav på fakturainnehåll. Utöver det finns ytterligare krav för att fakturor ska kunna hanteras av rätt instans hos stadens förvaltningar och bolag.

Utöver Skatteverkets krav på fakturainnehåll ska samtliga fakturor till Stockholms stads förvaltningar och bolag innehålla ett inköpsordernummer om beställaren har gett er ett sådant. Saknas inköpsordernummer ska den referenskod som uppgivits vid beställning anges på fakturan.

Fakturor som saknar inköpsordernummer eller beställarreferens tar generellt längre tid att hantera och riskeras därför att inte betalas i tid.

I bilagan e-fakturering kan du se vilka krav som finns på vad en faktura ska innehålla.

Bilaga e-fakturering (pdf, 528 kB, nytt fönster)

Testrutin för e-faktura förmedlas vid upphandling

Stockholms stad kan komma att begära testfakturor innan första e-fakturan tas emot. Eventuellt testarbete förmedlas i samband med upphandling och framförallt för avtal med stora fakturavolymer.

Påminnelser

Om möjligt ska betalningspåminnelser och inkassokrav skickas via e-post till respektive förvaltning och bolag. Glöm inte att ange inköpsordernummer eller referenskod och hänvisning till den ursprungsfaktura som påminnelsen avser.

I andra hand kan påminnelser skickas via post till den adress som beställaren har uppgivit.

E-postadresser för påminnelser till förvaltningar och bolag (pdf, 115 kB, nytt fönster)

Kontakta berörd förvaltning eller bolag ifråga om e-postadress saknas i listan.

Pappersfaktura endast i undantagsfall

Leverantörer via till exempel LOV-systemet kan skicka papperfaktura eller pdf-faktura via e-post.

I faktura som postas anges faktureringsadress:

  • Förvaltning/Bolag
    Ref xxx
    Kund-ID STHxxx
    106 42 Stockholm

Fakturor kan alternativt skickas med e-post: sth0000@privatgirot.se

  • Fakturor som skickas via e-post ska skickas i formaten pdf eller tiff.
  • Endast en faktura med tillhörande bilagor får skickas i taget.
  • E-postmeddelandet får maximalt vara 4 MB.
  • Eventuella meddelanden eller konversationer i e-postmeddelandet kan inte tas emot.

Samtliga förvaltningar och bolag har en unik STH-kod som ska anges i faktureringsadressen. Du hittar STH-koden i dokumentet Elektronisk adress och Peppol-ID.

Elektronisk adress och Peppol-ID (pdf, 44 kB, nytt fönster)

Inköpsordernummer eller referenskod meddelas av beställaren.

Uppdaterad