Fakturor till Stockholms stad och stadens bolag

Enligt lag ska fakturor sändas enligt den europeiska standarden om inte annat har överenskommits. Det innebär att du som är leverantör till oss ska sända faktura enligt formatet Peppol BIS Billing 3.

Kom ihåg att ange vår referens eller inköpsorder i fakturan.

Om ni är leverantör med ett befintligt avtal gäller de villkor som är avtalade kring faktureringen avtalstiden ut.

Leverantörer som skickar e-faktura 

Stadens förvaltningar och bolag tar emot fakturor via Peppol eller via vår VAN-tjänst Tieto.

Peppol är ett europeiskt nätverk för elektronisk handel och e-inköp. Peppol består bland annat av en teknisk plattform som gör det enklare för köpare och säljare att nå och skicka elektroniska fakturor och meddelanden till varandra.

En VAN-tjänst är en fakturaväxel som hanterar elektroniska meddelanden och fakturor.

Skicka fakturor med Peppol

För att skicka fakturor via Peppol måste ni ansluta er till ett företag som stödjer er e-fakturering via Peppol. Stäm av med er leverantör av ekonomisystem, faktureringssystem, VAN-tjänst eller motsvarande om de kan sända via Peppol-nätverket.

I bilagan finns detaljerad information om fakturakrav för e-fakturor till Stockholms stads förvaltningar och bolag. 

Fakturakrav (pdf)

Fakturor som skickas till staden ska alltid adresseras direkt till respektive förvaltnings eller bolags Peppol-ID eller för Svefaktura via GLN.

Svefaktura är ett äldre format som inte längre rekommenderas som SFTI-standard. Under en övergångsperiod kan Svefaktura skickas via vår VAN-tjänst, Tieto.

I dokumentet Elektronisk adress och Peppol-ID hittar du samtliga adresser för stadens e-fakturor.

Elektronisk adress och PEPPOL-ID (pdf)

Leverantörer som inte skickar e-faktura 

Har ni som leverantör inte kommit igång med elektroniska fakturor? Då ska ni välja Peppol-faktura som är den standard som gäller i Sverige, i Europa och i vissa andra länder. Det finns ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystemen/ekonomisystem. Hör med er systemleverantör för mer information.

Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak. På Myndigheten för digital förvaltnings webbplats kan ni läsa om vad som gäller för leverantörer till offentlig sektor.

E-faktura – för dig som leverantör till offentliga aktörer, Myndigheten för digital förvaltnings webbplats 

Fakturakrav, inköpsnummer och beställarreferens

Samtliga fakturor till Stockholms stads förvaltningar och bolag måste innehålla nödvändig information för att kunna hanteras. Skatteverket har krav på fakturainnehåll. Utöver det finns ytterligare krav för att fakturor ska kunna hanteras av rätt instans hos stadens förvaltningar och bolag.

Utöver Skatteverkets krav på fakturainnehåll ska samtliga fakturor till Stockholms stads förvaltningar och bolag innehålla ett inköpsordernummer om beställaren har gett er ett sådant. Saknas inköpsordernummer ska den referenskod som uppgivits vid beställning anges på fakturan.

Fakturor som saknar inköpsordernummer eller beställarreferens tar generellt längre tid att hantera och riskeras därför att inte betalas i tid.

I bilagan e-fakturering kan du se vilka krav som finns på vad en faktura ska innehålla.

Fakturakrav (pdf)

Fakturor som riskerar röja sekretessuppgifter

En faktura som innehåller personuppgifter riskerar att röja sekretessuppgifter.
Använd ärendenummer eller kodning istället för personuppgifter.

Fakturor med sekretessuppgifter ska kodas enligt följande standard:

• Födelseår (2 positioner)
• Födelsemånad (2 positioner)
• Förnamn (2 första bokstäverna)
• Efternamn (2 första bokstäverna)

Exempel: Jan Karlsson född maj 1979 kodas 7905jaka.

Testrutin för e-faktura förmedlas vid upphandling

Stockholms stad kan komma att begära testfakturor innan första e-fakturan tas emot. Eventuellt testarbete förmedlas i samband med upphandling och framförallt för avtal med stora fakturavolymer.

Påminnelser

Betalningspåminnelser och inkassokrav ska inte skickas som e-faktura, utan ska adresseras till den förvaltning/bolag som tagit emot ursprunglig faktura. Betalningspåminnelse ska endast skickas avseende fakturor som har förfallit. Så kallade kontoutdrag får inte skickas som påminnelse.

Kom ihåg att ange era betalningsuppgifter, organisationsnummer samt hänvisning till ursprungsfakturan. Påminnelser ska skickas via mejl som pdf eller post: 

Förvaltning/Bolag
Referens xxx
Kund-ID STHxxx
Box 90111
120 21 Stockholm

E-post: fakturor.stockholm@pdf.scancloud.se

Kontakta berörd förvaltning eller bolag vid eventuella frågor.

Stockholms stads förvaltningar och bolag

Pappersfaktura endast i undantagsfall

Leverantörer via till exempel LOV-systemet kan skicka pappersfaktura eller pdf-faktura via e-post.

I faktura som postas anges faktureringsadress:

• Förvaltning/Bolag
  Referens xxx
  Kund-ID STHxxx
  Box 90111
  120 21 Stockholm

Fakturor kan alternativt skickas med e-post: fakturor.stockholm@pdf.scancloud.se

• Fakturor som skickas via e-post ska endast skickas i formatet pdf.
• Endast en faktura med tillhörande bilagor får skickas i taget.
• Bilagor ska innehålla orden "bilaga", "attach", "specifi" eller "report" i filnamnet.
• E-postmeddelandet får maximalt vara 25 MB.
• Eventuella meddelanden eller konversationer i e-postmeddelandet kan inte tas emot.

Samtliga förvaltningar och bolag har en unik STH-kod som ska anges i faktureringsadressen. Du hittar STH-koden i dokumentet Elektronisk adress och Peppol-ID.

Elektronisk adress och PEPPOL-ID (pdf)

Inköpsordernummer eller referenskod meddelas av beställaren.

Utländska leverantörer

Fakturor från utländska leverantörer kan skickas som e-faktura eller pdf/post till oss.

Faktureringsadress för utländska leverantörsfakturor:

Förvaltning/bolag
Referens xxx
Kund-id GSUxxx
Box 90111
120 21 Stockholm

Fakturor kan skickas som PDF till e-post: fakturor.stockholm@pdf.scancloud.se

• Fakturor som skickas via e-post ska endast skickas i formatet pdf
• Endast en faktura med tillhörande bilagor får skickas i taget
• Bilagor ska innehålla orden "bilaga", "attach", "specifi" eller "report" i filnamnet
• E-postmeddelandet får maximalt vara 25 MB
• Eventuella meddelanden eller konversationer i e-postmeddelandet kan inte tas emot

Samtliga förvaltningar och bolag har en unik GSU-kod som ska anges i faktureringsadressen. Du hittar GSU-koden i dokumentet Elektronisk adress och Peppol-ID under rubriken STH-kod.