E-handel

English

Stockholms stad arbetar med e-handel så att rätt vara eller tjänst levereras från upphandlad leverantör till överenskommet pris och villkor.

Vid upphandlingar ställer staden krav på e-handel. Staden har möjlighet att ansluta leverantörer med stadens inköpssystem. E-handel innebär för er som leverantör att det avtal ni har med Stockholms stad blir beställningsbart för stadens beställare.

Alla förvaltningar och flera bolag är anslutna till inköpssystemet. Beställaren kan söka fram vara eller tjänst i inköpssystemet och göra en beställning som skickas till leverantören. En beställning som skickas från inköpssystemet innebär att den är godkänd av en behörig beställare i staden.

Staden följer standarden som SFTI rekommenderar för elektroniska inköp och digitaliserade inköpsflöden för e-handel – Peppol BIS e-handel.

Peppol BIS e-handel, SFTI:s webbplats

Tre olika anslutningsmetoder

Anslutningsmetoderna som staden använder för e-handel är följande: 

  1. enkel e-handel
  2. handla i leverantörs webbutik
  3. integrerad e-handel.

Ibland kan anslutningsmetoderna kombineras, utifrån det som är mest rationellt för staden och leverantören. Tekniska krav i samband med e-handel ställs i samband med upphandling.

Med enkel e-handel kan alla leverantörer ansluta till inköpssystemet, även de leverantörer som har begränsad teknisk förmåga.

Enkel e-handel innebär i korthet att kontraktsföremålet görs beställningsbart i inköpssystemet genom en prislista som upprättas i en mall i Excel-format. Staden beställer genom i inköpssystemet och leverantören får beställningen med e-post. Leverantören e-postar sedan en bekräftelse på beställningen samt skickar en elektronisk faktura till staden i formatet PEPPOL Bis Billing. 

Enkel e-handel är lämplig för:

  • varuavtal med begränsat sortiment och som inte ändras ofta
  • tjänsteavtal
  • avtal som omfattar både vara och tjänst.

Enkel e-handel är kostnadseffektivt och själva anslutningen till inköpssystemet går relativt snabbt.

Handla i leverantörs webbutik innebär i korthet att leverantörens webbutik anslutits till inköpssystemet. När en medarbetare från staden ska göra inköp av en vara eller tjänst i leverantören skickar inköpssystemet vidare medarbetaren till leverantörens webbutik. När medarbetaren plockat ihop sin varukorg i webbutiken skickas varukorgen elektroniskt tillbaka till inköpssystemet där medarbetaren kan slutföra sin beställning. Det kallas ”punch out” och innebär att beställningen inte slutförs i webbutiken utan beställningen skickas från inköpssystemet.

Övriga meddelanden från bekräftelse till fakturor kan skickas mellan leverantören och inköpssystemet som vid integrerad e-handel. 

Handla via leverantörs webbutik är lämpligt främst för varuavtal med stora sortiment. Det är särskilt lämpligt om det ofta sker uppdateringar av sortiment/priser eller där beställaren behöver göra många val på samma artikel. Det kan även vara lämpligt då det är av stor vikt för beställarna att kunna se lagersaldo vid beställning.

Integrerad e-handel innebär i korthet att leverantören skickar en elektronisk produktkatalog som läses in i inköpssystemet. Beställningar, bekräftelser, leveransaviseringar och fakturor skickas sedan mellan leverantören och stadens inköpssystem via elektroniska meddelanden i PEPPOL-format. 

Integrerad e-handel är lämpligt främst för varuavtal med ett stort sortiment och som genererar ett stort antal beställningar.

Anslutningsmetoden är också lämpligt för avtal där det finns behov att användaren får återkoppling gällande sin beställning. Ett elektroniskt orderflöde möjliggör en snabbare återkoppling till beställaren och är därmed lämpligt för avtal som kräver snabb kommunikation gällande tillgänglighet och leverans.

Uppdaterad