Fakturor till Stockholms stad och stadens bolag

Leverantörer till Stockholms stads förvaltningar och bolag ska skicka elektroniska fakturor. Pdf-fakturor via mejl eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-faktura.

Alla inköp inom Stockholms stad, oavsett värde, som görs till följd av upphandlingslagarna LOU, LUF, LUFS eller LUK ska faktureras med e-faktura. Inköp som görs av Stockholms stads förvaltningar och bolag ska därför faktureras med en e-faktura. Kom ihåg att ange vår referens/inköpsorder i fakturan, se nedan för mer information om inköpsordernummer och referenser.

Om ni är en leverantör med ett befintligt avtal gäller de villkor som är avtalade kring faktureringen avtalstiden ut.

Leverantörer som skickar e-faktura 

Stadens förvaltningar och bolag tar emot fakturor via PEPPOL eller via vår VAN-tjänst Tieto.

PEPPOL är ett europeiskt nätverk för elektronisk handel och e-inköp. PEPPOL består bland annat av en teknisk plattform som gör det enklare för köpare och säljare att nå och skicka elektroniska fakturor och meddelanden till varandra.

En VAN-tjänst är en fakturaväxel som hanterar elektroniska meddelanden och fakturor.

Skicka fakturor med PEPPOL

För att skicka fakturor via PEPPOL måste ni ansluta er till ett företag som stödjer er e-fakturering via PEPPOL. Stäm av med er leverantör av ekonomisystem, faktureringssystem, VAN-tjänst eller motsvarande om de kan sända via PEPPOL-nätverket.

I bilagan E-faktura – adressering och fakturakrav finns detaljerad information om fakturakrav för e-fakturor till Stockholms stads förvaltningar och bolag. I bilagan Elektronisk adress och PEPPOL-ID finns samtliga adresser för stadens e-fakturor listade.

E-faktura – adressering och fakturakrav (pdf, 363 kB, nytt fönster)

Elektronisk adress och PEPPOL-ID (pdf, 40 kB, nytt fönster)

Formaten som Stockholms stads förvaltningar och bolag kan ta emot i PEPPOL-nätverket är:

  • PEPPOL BIS Billing 3.0
  • Svefaktura 1.0

Skicka fakturor med VAN-tjänst

Varje förvaltning och bolag inom Stockholms stad har en unik elektronisk adress, så kallad GLN, vilket alltid ska anges i samband med fakturering via vår VAN-tjänst Tieto.

Stockholms stads förvaltningar och bolag tar emot e-faktura i följande format via vår VAN-tjänst:

  • Svefaktura 1.0

Leverantörer som inte skickar e-faktura 

Har ni som leverantör inte kommit igång med elektroniska fakturor? Det finns ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystemen/ekonomisystem. Hör med er systemleverantör för mer information.

Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak. På DIGG.se kan ni läsa om vad som gäller för leverantörer till offentlig sektor.

Fakturakrav, inköpsnummer och beställarreferens

Samtliga fakturor till Stockholms stads förvaltningar och bolag måste innehålla nödvändig information för att kunna hanteras. Skatteverket har krav på fakturainnehåll. Utöver det finns ytterligare krav för att fakturor ska kunna hanteras av rätt instans hos stadens förvaltningar och bolag.

Utöver skatteverkets krav på fakturainnehåll ska samtliga fakturor till Stockholms stads förvaltningar och bolag innehålla ett inköpsordernummer, under förutsättning att inköpsordernummer har förmedlats av beställaren. Saknas inköpsordernummer, ska den referenskod som uppgivits vid beställning anges på fakturan. Fakturor som saknar inköpsordernummer eller beställarreferens tar generellt längre tid att hantera och riskeras därför att inte betalas i tid.

E-faktura, adressering och fakturakrav (pdf, 363 kB, nytt fönster)


Testrutin för e-faktura förmedlas vid upphandling

Stockholms stad kan komma att begära testfakturor innan första e-fakturan tas emot. Eventuellt testarbete förmedlas i samband med upphandling och framförallt för avtal med stora fakturavolymer.

Påminnelser

Om möjligt ska betalningspåminnelser och inkassokrav skickas via mejl till respektive förvaltning och bolag. Glöm inte att ange inköpsordernummer eller referenskod och hänvisning till den ursprungsfaktura som påminnelsen avser. I andra hand kan påminnelser skickas via post till den adress som beställaren har uppgivit.

Mejladresser för påminnelser till förvaltningar och bolag (pdf, 115 kB, nytt fönster)

Kontakta förvaltningen eller bolaget ifråga om mejladress saknas i listan.

Pappersfaktura endast i undantagsfall

Stockholms stads tjänst för skanning av pappersfakturor behålls tillsvidare. Vid behov av att posta fakturor anges faktureringsadress:

  • Förvaltning/Bolag
    Ref xxx
    Kund-ID STHxxx
    106 42 Stockholm

Samtliga förvaltningar och bolag har en unik STH-kod som ska anges i faktureringsadressen. Inköpsordernummer eller referenskod meddelas av beställaren.

Se förteckning över STH-koder (pdf, 30 kB, nytt fönster)


Fakturor kan även mejlas till: sth0000@privatgirot.se

För fakturor som skickas via mejl gäller bildformat PDF eller TIFF. Endast en faktura med tillhörande bilagor får skickas i taget och mejlet får som högst vara 4 MB stort. Eventuella meddelanden eller konversationer i mejlmeddelandet beaktas inte.

Uppdaterad