Fakturor till Stockholms stad och stadens bolag

Leverantörer till Stockholms stads förvaltningar och bolag ska skicka elektroniska fakturor, e-fakturor. Pdf-fakturor via e-post eller inskannade pappersfakturor räknas inte som e-faktura.

Alla inköp inom Stockholms stad, oavsett värde, ska faktureras med e-faktura om de görs till följd av upphandlingslagarna

  • LOU
  • LUF
  • LUFS
  • LUK.

Inköp som görs av Stockholms stads förvaltningar och bolag ska därför faktureras med en e-faktura. Det gäller även vid så kallad direktupphandling, till exempel köp i butik som faktureras.

Kom ihåg att ange vår referens/inköpsorder i fakturan. Se längre ned på på sidan för mer information om inköpsordernummer och referenser.

Om ni är en leverantör med ett befintligt avtal gäller de villkor som är avtalade kring faktureringen avtalstiden ut.

Leverantörer som skickar e-faktura 

Stadens förvaltningar och bolag tar emot fakturor via Peppol eller via vår VAN-tjänst Tieto.

Peppol är ett europeiskt nätverk för elektronisk handel och e-inköp. Peppol består bland annat av en teknisk plattform som gör det enklare för köpare och säljare att nå och skicka elektroniska fakturor och meddelanden till varandra.

En VAN-tjänst är en fakturaväxel som hanterar elektroniska meddelanden och fakturor.

Skicka fakturor med Peppol

För att skicka fakturor via Peppol måste ni ansluta er till ett företag som stödjer er e-fakturering via Peppol. Stäm av med er leverantör av ekonomisystem, faktureringssystem, VAN-tjänst eller motsvarande om de kan sända via Peppol-nätverket.

I bilagan e-fakturering finns detaljerad information om fakturakrav för e-fakturor till Stockholms stads förvaltningar och bolag. I bilagan Elektronisk adress och Peppol-ID finns samtliga adresser för stadens e-fakturor listade.

Bilaga e-fakturering (pdf, 507 kB, nytt fönster)

Elektronisk adress och Peppol-ID (pdf, 40 kB, nytt fönster)

Formaten som Stockholms stads förvaltningar och bolag kan ta emot i Peppol-nätverket är:

  • Peppol BIS Billing 3.0
  • Svefaktura 1.0.

Från 1 april 2021 kan e-fakturor i format Svefaktura 1.0 inte längre skickas via Peppol-nätverket. Leverantörer rekommenderas i stället att använda format Peppol Bis Billing 3. Om så inte är möjligt kan Svefaktura 1.0 fortfarande skickas via VAN-tjänst.

Skicka fakturor med VAN-tjänst

Varje förvaltning och bolag inom Stockholms stad har en unik elektronisk adress, så kallad GLN, vilket alltid ska anges i samband med fakturering via vår VAN-tjänst Tieto.

Stockholms stads förvaltningar och bolag tar emot e-faktura i följande format via vår VAN-tjänst:

  • Svefaktura 1.0

Leverantörer som inte skickar e-faktura 

Har ni som leverantör inte kommit igång med elektroniska fakturor? Då ska ni välja Peppol-faktura som är den standard som gäller, både i Sverige, i Europa och även i vissa andra länder. Det finns ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystemen/ekonomisystem. Hör med er systemleverantör för mer information.

Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak. På Myndigheten för digital förvaltnings webbplats kan ni läsa om vad som gäller för leverantörer till offentlig sektor.

Fakturakrav, inköpsnummer och beställarreferens

Samtliga fakturor till Stockholms stads förvaltningar och bolag måste innehålla nödvändig information för att kunna hanteras. Skatteverket har krav på fakturainnehåll. Utöver det finns ytterligare krav för att fakturor ska kunna hanteras av rätt instans hos stadens förvaltningar och bolag.

Utöver Skatteverkets krav på fakturainnehåll ska samtliga fakturor till Stockholms stads förvaltningar och bolag innehålla ett inköpsordernummer, under förutsättning att inköpsordernummer har förmedlats av beställaren. Saknas inköpsordernummer, ska den referenskod som uppgivits vid beställning anges på fakturan.

Fakturor som saknar inköpsordernummer eller beställarreferens tar generellt längre tid att hantera och riskeras därför att inte betalas i tid.

Bilaga e-fakturering (pdf, 507 kB, nytt fönster)

Testrutin för e-faktura förmedlas vid upphandling

Stockholms stad kan komma att begära testfakturor innan första e-fakturan tas emot. Eventuellt testarbete förmedlas i samband med upphandling och framförallt för avtal med stora fakturavolymer.

Påminnelser

Om möjligt ska betalningspåminnelser och inkassokrav skickas via e-post till respektive förvaltning och bolag. Glöm inte att ange inköpsordernummer eller referenskod och hänvisning till den ursprungsfaktura som påminnelsen avser.

I andra hand kan påminnelser skickas via post till den adress som beställaren har uppgivit.

E-postadresser för påminnelser till förvaltningar och bolag (pdf, 115 kB, nytt fönster)

Kontakta berörd förvaltning eller bolag ifråga om e-postadress saknas i listan.

Pappersfaktura endast i undantagsfall

Stockholms stads tjänst för skanning av pappersfakturor behålls tillsvidare. I undantagsfall kan enstaka pappersfakture skickas enligt särskild överenskommelse med beställaren. I faktura som postas anges faktureringsadress:

  • Förvaltning/Bolag
    Ref xxx
    Kund-ID STHxxx
    106 42 Stockholm

Samtliga förvaltningar och bolag har en unik STH-kod som ska anges i faktureringsadressen. Inköpsordernummer eller referenskod meddelas av beställaren.

Förteckning över STH-koder (pdf, 30 kB, nytt fönster)

Fakturor kan även mejlas till: sth0000@privatgirot.se

För fakturor som skickas via e-post gäller bildformat pdf eller tiff. Endast en faktura med tillhörande bilagor får skickas i taget och mejlet får som högst vara 4 MB stort. Eventuella meddelanden eller konversationer i e-postmeddelandet beaktas inte.

Uppdaterad